TOTUS Consultancy

BESTUURBARE SAMENWERKING

Samenwerking voorbereiden.
Afspraken maken.
Uitvoering organiseren.

TOTUS helpt publieke organisaties en bedrijven samenwerkingen voorbereiden, afspraken maken en de uitvoering organiseren. Met gerichte werksessies, advies en begeleiding door Jordi Zwart.

DENKEN.ONTWERPEN.REALISEREN.
Jordi Zwart, oprichter van TOTUS Consultancy
JORDI ZWARTAdviseur · kwartiermaker · programmamanager · interim-manager

De keuzehulp wijst een passende ingang aan. De precieze bijdrage, het resultaat en het mandaat worden afgestemd op uw opgave.

PASSENDE INZET

Welke bijdrage
heeft u nodig?

Bij dezelfde opgave kunnen verschillende inzetvormen passen. U kunt expertise inschakelen, verantwoordelijkheid tijdelijk beleggen of één vraagstuk met de betrokkenen uitwerken.

Expertise voor uw keuzes

Advies en ontwerp

U wilt een vraagstuk doorgronden en de inrichting uitwerken. TOTUS helpt bij sourcing, aanbesteding, partnerschappen, governance en dienstverlening.

De bijdrage: een onderbouwde keuze, een samenhangend ontwerp of uitvoerbare afspraken. U houdt de regie; Jordi brengt inhoudelijke expertise in.

Bespreek uw adviesvraag ↗
Verantwoordelijkheid voor realisatie

Tijdelijke leiding en uitvoering

U zoekt iemand die de verandering organiseert of dagelijks leidinggeeft. Jordi kan kwartiermaken of een programma, project, team of dienstverlening aansturen.

De bijdrage: samenhang en voortgang organiseren, besluiten voorbereiden en de uitvoering leiden. We spreken mandaat, resultaat en overdracht af.

Bespreek tijdelijke inzet ↗
Gerichte werksessie · één dagdeel

Samenwerkshop

Het juiste gesprek.
Afspraken die verder helpen.

U wilt met de betrokken beslissers een afgebakende vraag uitwerken: samenwerking op orde, keuzes vóór of tijdens een aanbesteding of onderhandeling, of afspraken naar betere uitvoering vertalen.

De bijdrage: een begeleid dagdeel om keuzes te maken, werkafspraken vast te leggen en het vervolg te organiseren. Inclusief voorbereiding en opvolging.

Bekijk aanpak en vast tarief ↗

Een Samenwerkshop kan op zichzelf staan. Advies en tijdelijke inzet hoeven niet met een werksessie te beginnen. We bepalen samen wat uw opgave vraagt.

INHOUDELIJKE VERDIEPING

Verdiep onze expertise.

Bekijk de aanpak, relevante praktijkervaring en concrete werkvragen bij uw onderwerp.

WAAROM TOTUS · ERVARING EN AANPAK

Ontwerpen. Inrichten.
Dagelijks laten werken.

Een selectie uit Jordi’s praktijk: van data en scenario’s tot partnerschappen, reorganisatie en dagelijkse besturing. Als regisseur verbindt hij inhoudelijke keuzes, partijen en besluitvorming aan wat er voor klanten, professionals en ketenpartners moet gaan werken.

Partnerschappen en aanbestedingen

De servicepropositie en gewenste samenwerking verbinden aan financiële voorwaarden, verantwoordelijkheden en dagelijkse prestaties. Van marktvisie en sourcing tot contractering, implementatie en besturing.

Bekijk enkele praktijkvoorbeelden

KPN — van visie naar dienstverlening. Bij KPN verbond Jordi visie en strategie aan sourcing, tender en partnerkeuze. Vanuit rollen in strategische partnerschappen en programmamanagement omvatte zijn verantwoordelijkheid o.a. de dagelijkse besturing van de dienstverlening en het partner- en leverancierslandschap. Tot zijn werk behoorden bijvoorbeeld de operationele sourcing en contractering voor SmartCare, de inrichting van de serviceorganisatie met partners en de besturing en optimalisatie daarvan. Ook werkte hij aan de splitsing van reparatie en verzekeren, vertaald naar twee marktuitvragen en de keuze en implementatie van de servicekavels.

DUO. Ontwerper van het strategisch partnerschap zelf, de voorwaarden en maatwerkgovernance. Schrijver van de DAP, regisseur van de SLA en lid van de beoordelingscommissie bij de Europese aanbesteding ALOI.

Universiteit Leiden — eigen kavels. Bij Universiteit Leiden nam Jordi o.a. verantwoordelijkheid voor twee eigen aanbestedingskavels rond onderzoeksvoorzieningen. Hij verbond behoefte en ontwerp aan marktbenadering, aanbestedingsvoorbereiding en de voorbereiding van implementatie en adoptie.

Universiteit Leiden / SURF — gezamenlijke Git-aanbesteding. Naast zijn eigen kavels nam Jordi namens Leiden inhoudelijk deel aan de gezamenlijke Git-aanbesteding via SURF. Zijn bijdrage betrof de marktuitvraag, in samenwerking met de deelnemende universiteiten.

RDW — projectgovernance en publieke samenwerking. Als projectmanager voor het RDW-deel van het Centraal Loket Zero Emissie Zones verbond Jordi de interne uitvoering aan de samenwerking met partijen als IenW en gemeenten. Hij werkte de projectinrichting en governance uit en organiseerde afspraken over verantwoordelijkheden, besluitvorming en escalatie.

KPN — aanbestedingen en contractinrichting. Bij KPN verbond Jordi visie en servicepropositie aan sourcing, tender en partnerkeuze. Tot zijn werk behoorden bijvoorbeeld de operationele sourcing en contractering voor SmartCare en de splitsing van reparatie en verzekeren in twee marktuitvragen. Zijn regie omvatte ook de keuze, implementatie en dagelijkse besturing van de servicekavels.

Verandering en ketens organiseren

Ambities vertalen naar afzonderlijk bestuurbare projecten en programma’s, met samenhang tussen doelen, data, capaciteit, mensen en besluitvorming. De overgang voorbereiden en aandacht houden voor de klant en de organisatie die het werk moet dragen.

Bekijk enkele praktijkvoorbeelden

PBL via EY — programma Het Huis op Orde. Als auteur van het programma-initiatiedocument en de businesscase verbond Jordi de NIS2-opgave aan een samenhangend programma voor PBL. De specialistische securityinhoud kwam van de architect. Jordi werkte o.a. het programmaontwerp, de businesscase en de samenhang tussen doelen, aanpak, organisatie, governance en besluitvorming uit.

Universiteit Leiden — drie onderzoeksprojecten. Als projectleider schreef Jordi drie PID’s voor Research Design Tooling, Sustainable Software en de uitrol van RDM. Hij richtte de projecten afzonderlijk bestuurbaar in en hield de samenhang tussen doelen, teams en implementatie in het vizier. Daarbij verbond hij bijvoorbeeld onderzoekers, data stewards, ICT, inkoop en het bestuursbureau.

RDW — Centraal Loket Zero Emissie Zones. Jordi leidde het interne RDW-project voor het Centraal Loket Zero Emissie Zones. Hij bewaakte o.a. scope, capaciteit, rollen en besluitvorming en organiseerde de afstemming met de bredere publieke keten. Veranderende eisen en verwachtingen over kosten, planning en dienstverlening vroegen om expliciete keuzes en bestuurlijke afstemming.

RDW — waardestroom Ontheffingen. Als teamlead hielp Jordi de waardestroom Ontheffingen oprichten, inrichten en aansturen. Hij bracht samenhang in een roadmap met gedeeltelijk overlappende projecten en verbond business en ICT. Tot zijn bijdrage behoorden bijvoorbeeld de inrichting van rollen, verantwoordelijkheden, governance en overlegstructuren, met behoud van het eigenaarschap van teamleden.

KPN — merkrationalisaties en datamigraties. Bij KPN leidde Jordi o.a. customerbase- en datamigraties en werkte hij aan scenario’s bij merkrationalisaties. Hij coördineerde de definiëring rond Terra Data en later Big Data binnen en tussen Consumentenmarkt en Zakelijke Markt. Zijn regie verbond de technische overgang aan klantimpact, ketenafhankelijkheden en de benodigde capaciteit.

North Sea Port — strategische programma’s. Als programmamanager vertaalde Jordi strategische ambities naar samenhangende doelen, programma-inrichting en aansluiting op de dagelijkse operatie. Hij scherpte o.a. afhankelijkheden aan en richtte besturing, teamritme, rapportage en communicatie in. Strategische keuzes bracht hij op het passende besluitniveau, in afstemming met opdrachtgevers, SRO en bestuur.

Dienstverlening besturen en verbeteren

Meer klantwaarde met minder inspanning en capaciteit. Dagelijkse dienstverlening besturen en continu verbeteren, met Lean Six Sigma, aandacht voor klantbeleving en duidelijke verantwoordelijkheid voor opvolging.

Bekijk enkele praktijkvoorbeelden

KPN — SmartCare en latere herinrichting. Voor serviceproposities als SmartCare richtte Jordi de serviceorganisatie met partners in. Bij de latere herinrichting van de dienstverlening realiseerde hij binnen één jaar €25 miljoen besparing op een lopend contract.

KPN — callreductie en klantbeleving. Vanuit de Quality Board (gedelegeerd overleg op directieniveau) realiseerde Jordi onder andere 50% callreductie bij storingen, reparaties en verzekeren, door de dienstverlening slimmer in te richten en klanten naar de juiste afhandelpartij te routeren.

Asurion — partnerketen en klantbeleving. Bij Asurion voerde Jordi regie op de dienstverlening en operational excellence voor partijen als KPN en 3UK binnen een groot internationaal partnernetwerk. Daarbij werden maandelijkse NPS-scores van +50 voor reparatie en +60 voor verzekeren bereikt. Zijn werk omvatte o.a. het verbinden van serviceproposities en partnerafspraken aan implementatie, dagelijkse besturing van dienstverlening, partners en leveranciers en continu verbeteren, met aandacht voor klantbeleving, prestaties en de inzet van mensen en middelen.

Dienst Toeslagen. Namens de directies samenwerkingsafspraken tussen Toeslagen, Belastingdienst en UHT na de ontvlechting. Als PIP regisseerde hij de samenwerking rond Running the Business, met zeven senior professionals. Als waarnemend ketencoördinator was hij voorzitter van de Control Room.

KPN — S&OP, demand en capaciteitsvoorspelling. Als manager S&OP Zakelijke Markt werkte Jordi o.a. aan het helpen introduceren van S&OP, het opzetten van het klachtenmodel en het onderhouden en vernieuwen van het integrale demandmodel. Hij verbond vraagontwikkeling aan capaciteit, planning en besluitvorming. Voor de capaciteitsvoorspelling werkte hij met Professor H. Akkermans en later Accenture. De weekforecast behaalde 80% accuracy op twaalf, acht en vier weken vooraf, binnen een horizon van achttien maanden.

Asurion — S&OP en forecasting. Bij Asurion gaf Jordi als Client Operations Manager o.a. leiding aan S&OP- en verbetertrajecten. Hij paste forecasting toe als onderdeel van de dagelijkse besturing van de dienstverlening voor partijen als KPN en 3UK. De regie omvatte het verbinden van serviceproposities, partnerafspraken en uitvoering binnen een groot internationaal partnernetwerk.

De genoemde praktijkresultaten zijn door Jordi Zwart aangeleverd vanuit zijn eigen werkervaring. De cijfers zijn niet onafhankelijk geauditeerd en vormen geen resultaatgarantie voor een nieuwe opdracht.

Bekijk de volledige ervaring ↗

02 / ONZE AANPAK

De samenhang maakt
het verschil.

Niet ieder probleem vraagt om een volledige herinrichting. Soms begint verbetering bij één besluitrecht, één afspraak of één overdracht.

Een gedeelde richting.

Wat willen we bereiken, voor wie en binnen welke grenzen? Maak keuzes expliciet, zodat partijen weten waaraan hun bijdrage moet voldoen.

Van samenhang naar uitvoering

Drie lagen. Zeven verbonden stappen.

Verken de zeven onderdelen

Van strategie naar uitvoering, van leren terug naar strategie. De zeven onderdelen vormen een cyclus: nieuwe ervaring kan eerdere keuzes veranderen.

We verhelderen de opgave, onderzoeken waar de inrichting niet aansluit en helpen de verandering realiseren. U kunt Jordi via TOTUS inzetten als aanbestedingsadviseur, kwartiermaker, programmamanager of interim-manager bij een veranderopgave. We spreken vooraf resultaat, mandaat en overdracht af. Inzet is mogelijk via uw mantelpartij; Jordi werkt onder meer via ITAQ en EY.

Bespreek uw veranderopgave ↗Meer over TOTUS ↗

ZELF VERKENNEN · AANBESTEDINGSRADAR EN KENNIS

Van een echte uitvraag
naar werkbare samenwerking.

Bekijk wat een aanbesteding vraagt van de organisatie achter het contract. Verken daarnaast praktische uitleg die u bij uw eigen afspraken kunt gebruiken.

Aanbestedingsradar

Doorgrond het vraagstuk achter de uitvraag.

Echte aanbestedingen maken zichtbaar wat er tussen opdrachtgevers, leveranciers en uitvoerders moet gaan werken. De praktijkdossiers leggen die samenwerking langs de zeven TOTUS-stappen.

  • Verken afhankelijkheden, risico’s en besluitrechten.
  • Neem concrete werkvragen mee naar uw eigen samenwerking.
  • Zoek daarnaast zelf in actuele aanbestedingen.
Bekijk de aanbestedingsradar ↗

Bronfeiten, TOTUS-duiding en werkvragen blijven herkenbaar gescheiden.

Vertel wat er
moet gaan werken.

U hoeft uw vraag nog niet in een functie, methode of werksessie te vertalen. Beschrijf de situatie; samen bepalen we welke inzet past.

Bespreek uw opgave ↗